İşe giriş veya çıkış yapan personellerin kurumsal e-posta hesaplarının açılması veya kapatılması, bilgi güvenliği ve operasyonel süreklilik açısından zamanında yapılması gereken kritik bir BT işlemidir. Bu işlemin manuel yürütülmesi, personel hareketliliğinin yoğun olduğu dönemlerde hesap açma gecikmelerine veya işten ayrılan personelin hesabının uzun süre aktif kalmasına neden olabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), personel giriş-çıkış verilerini otomatik olarak izleyerek mail hesabı oluşturma ve silme sürecini uçtan uca yönetir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• İlgili sistemden işe giriş veya çıkış yapan personellere ait bilgileri otomatik olarak çeker.
• Personel bilgilerini doğrulayarak gerekli alanların eksiksiz olup olmadığını kontrol eder.
• İşe giriş yapan personel için standart şablona uygun yeni e-posta hesabını otomatik olarak oluşturur.
• İşten ayrılan personel için ilgili e-posta hesabını devre dışı bırakarak veya siler.
• İşlem sonucunu doğrulayarak "işlem tamamlandı" bildirimini oluşturur.
• Herhangi bir hata veya eksik veri tespit ederse durumu işaretleyerek uyarı oluşturur.
• Tüm oluşturma ve silme işlemlerini personel bazında izlenebilir şekilde raporlayarak ilgili yetkiliyi bilgilendirir.

Bu sayede BT ve insan kaynakları ekibi, her personelin mail hesabını manuel olarak açıp kapatmak yerine yalnızca robotun işaretlediği istisnai durumlarla ilgilenir. Hesap işlemleri personel hareketiyle eş zamanlı ve güvenli şekilde tamamlanır.

Sonuç olarak bu robot, mail hesabı oluşturma ve silme işlemlerini otomatikleştirerek bilgi güvenliğini güçlendirir, zaman tasarrufu sağlar ve personel süreçlerinde tam izlenebilirlik kazandırır.