Yurtdışından gelen faturaların ürün, tutar ve miktar bilgilerinin sipariş içeriğiyle karşılaştırılıp ilgili personelin onayına sunulması ve onay sonrası kargo, kur farkı gibi ek giderlerin muhasebeleştirilmesi, çok adımlı ve titizlik gerektiren bir süreçtir. Bu işlemlerin manuel yürütülmesi, onay gecikmelerine ve ek gider hesaplamalarında hataya yol açabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), fatura girişinden muhasebeleştirmeye kadar tüm adımları otomatik olarak yöneterek süreci hızlandırır.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Yurtdışı faturasındaki ürün, tutar, miktar ve döviz bilgilerini otomatik olarak okur.
• İlgili sistemde açılan sipariş ekranındaki verilerle fatura içeriğini karşılaştırarak sipariş kontrolünü yapar.
• Kontrolü tamamlanan faturayı ilgili personelin onayına gönderir.
• Personel onayı olumluysa, faturayı muhasebe veri tabanına kaydeder ve onay bilgisini ilgili taraflara iletir.
• Onay sonrası kargo bedeli ve kur farkı gibi ek giderleri hesaplayarak muhasebe kayıtlarına işler.
• Fatura reddedilirse, durumu işaretleyerek düzeltme veya tekrar işlem talebini başlatır.
• Her aşamada personeli, yetkiliyi ve ilgili tarafları onay durumu, sonuç ve hata bildirimleriyle bilgilendirir.

Bu sayede muhasebe ekibi, yurtdışı faturalarını elle karşılaştırıp onaya sunmak yerine yalnızca istisnai ve reddedilen kayıtlarla ilgilenir. Ek gider hesaplamaları standart ve hatasız şekilde tamamlanır.

Sonuç olarak bu robot, yurtdışı fatura onay ve muhasebeleştirme işlemlerini otomatikleştirerek hız, doğruluk ve tam izlenebilirlik sağlar.